Pour que cette évaluation respecte tous les besoins, il est impératif de cibler les objectifs et de bien se préparer en amont. Dans le cas contraire, les résultats pourraient ne pas être les meilleurs. Vous pourrez alors sensibiliser les professionnels par rapport aux enjeux, préparer les équipes, réduire les écarts avec de bons comportements et promouvoir des techniques intéressantes auprès des équipes. Avec une évaluation externe, vous pourrez rapidement connaître la qualité des prestations et des services.
Plan de l'article
Une méthodologie précise pour cette évaluation
Cette évaluation externe n’est pas anodine puisqu’elle est instaurée par la loi 2002-2 en lien avec l’action sociale et médico-sociale. Elle vise à améliorer la qualité de toutes les prestations en fournissant un cadre de travail performant. Vous pouvez être accompagné pour la préparation de cette évaluation externe, il suffit de réaliser un devis sur mesure.
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- Pour la méthodologie, vous avez trois étapes. La première consiste à rappeler aux cadres les fondements de la démarche d’amélioration.
- Il faudra aussi évoquer les enjeux stratégiques vis-à-vis de cette évaluation et la prise en compte des résultats.
- La seconde étape concerne la préparation de l’établissement, il faut donc un inventaire des points faibles, une présentation des méthodes à envisager pour l’amélioration…
La dernière phase consiste à conclure le recadrage et à offrir une synthèse méthodologique. Avec une évaluation externe, vous pourrez améliorer votre travail et mettre en place de véritables méthodes pour que les professionnels puissent limiter les risques. Le bien-être des salariés dans les entreprises est primordial puisqu’il peut avoir un impact sur le moral, mais également la dynamique de la société.
La préparation indispensable pour réussir votre évaluation externe
Pour réussir votre évaluation externe, une préparation est indispensable. Elle doit être effectuée plusieurs semaines voire des mois avant l’audit. Voici quelques étapes clés à suivre :
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• La première étape consiste à réunir toute la documentation pertinente en lien avec les prestations et services proposés par votre entreprise.
• Il faut consacrer du temps à la mise en place d’un plan d’action visant à améliorer les points faibles identifiés lors de l’inventaire initial.
• Il est aussi crucial de sensibiliser l’ensemble des membres de votre personnel sur le déroulement et les enjeux de cette évaluation externe afin qu’ils soient prêts le jour J.
Dans un second temps, il importe d’établir un programme précis pour la visite des auditeurs externes. Ce programme devrait inclure tous les éléments importants nécessaires à leur démarche ainsi que toutes les informations relatives aux personnes qui seront interrogées durant cette période.
C’est ensuite le moment venu où vous devez vous assurer que vos employés connaissent parfaitement leurs rôles respectifs dans tout ce processus d’évaluation. Pour cela, nous recommandons vivement une formation spécifique orientée sur ce thème pour éviter toute confusion ou malentendu pouvant nuire au bon déroulement du processus.
Mais surtout, n’oubliez pas : une enquête vérifie simplement si vous appliquez correctement vos procédures internes ; elle ne porte pas atteinte ni ne juge la qualité inhérente ou intrinsèque des compétences professionnelles apportées par votre entreprise. N’hésitez pas à faire appel à un consultant externe pour vous aider dans cette tâche.
Les erreurs à éviter pour une évaluation externe pertinente et efficace
Une évaluation externe est une procédure importante qui mérite d’être effectuée avec soin et professionnalisme. Il arrive que certaines erreurs soient commises lors de ce processus. Voici quelques-unes des erreurs à éviter pour une évaluation externe pertinente et efficace :
• La première erreur à éviter est la précipitation dans la préparation de l’évaluation. En effet, le manque de temps peut conduire à négliger certains éléments importants nécessaires au bon déroulement du processus.
• La deuxième erreur courante consiste à ne pas impliquer tous les membres de votre personnel dans cette démarche d’évaluation, en pensant qu’il s’agit là uniquement d’une tâche administrative.
• Une autre erreur fréquente est liée au choix inadéquat des auditeurs externes. Il faut veiller en amont sur leur expérience professionnelle ainsi que leur connaissance approfondie du terrain concerné par l’évaluation.
Mais ce n’est pas tout ! D’autres points sont aussi susceptibles d’affecter la qualité de votre audit externe :
• Le manque de transparence durant toute la phase préparatoire ou encore pendant les audits.
• Les réponses trop succinctes apportées aux demandes formulées par les experts externes ; cela peut mener ces derniers vers un parti pris défavorable à tort.
• Penser que l’audit ne sera réalisé qu’une seule fois alors qu’en réalité c’est un travail continu afin d’améliorer constamment vos pratiques professionnelles. Dans cet esprit, il est fortement recommandé de réaliser une auto-évaluation pour s’assurer que vous êtes en mesure d’affronter les questions et critiques des auditeurs externes.
Éviter ces erreurs permettra à votre entreprise de mener une évaluation externe pertinente et efficace. Cela se traduira par un gain de temps et d’énergie considérable tout en améliorant la qualité des prestations offertes aux clients.
