Pourquoi utiliser un logiciel BPM pour votre TPE / PME ?

Au sein d’une TPE ou d’une PME, il n’est pas rare que l’on constate l’utilisation de ce que l’on appelle un logiciel BPM. Dédié à l’analyse des processus métier, il constitue un rôle clé dans l’entreprise et peut avoir un véritable impact sur son évolution. Alors qu’est-ce qu’un logiciel BPM exactement ? Qu’est-ce qu’un workflow ? Quels sont les avantages à utiliser ce type d’outil ?

Un logiciel BPM, c’est quoi ?

Ce que l’on appelle un logiciel BPM ou une solution BPM signifie en fait Business Process Management ou gestion des processus métiers en français. Avec un logiciel BPM comme Axelor par exemple, on peut analyser et améliorer la fluidité et l’efficacité des processus métiers que l’on appelle aussi workflow. Mis en place par l’entreprise, leur amélioration a pour objectif premier la réalisation de meilleures performances et donc l’optimisation de l’entreprise au sens large.

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Qu’est-ce qu’un workflow ?

Le workflow est aussi ce que l’on appelle un processus métier ou flux opérationnel. Il s’agit d’une suite de tâches qui vont être effectuées par un groupe de personnes ou un organisme. Le produit, le document, l’information ou autre passe ainsi d’une étape à l’autre. On peut parfois aussi des workflows automatisés qui peuvent aller jusqu’à se passer d’une intervention humaine.

BPM et workflow sont donc entièrement liés puisque la gestion de processus métier est l’objectif premier de cet outil.

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Comment ça fonctionne ?

La méthode BPM a justement pour but d’automatiser les workflows notamment en prenant en charge certaines tâches nécessaires, mais à faible valeur ajoutée qui peuvent faire l’objet d’erreurs humaines ou simplement être très chronophages. Le personnel, mais aussi des ressources peuvent alors être dégagées grâce à une application de process management.

Le rôle du logiciel BPM est de donner une modélisation informatique rapide et intuitive des différents processus utilisés. Il a aussi pour mission de concevoir des moyens d’améliorer ses derniers, notamment par le biais d’une cartographie optimisée.

Quels avantages à opter pour un logiciel BPM ?

Il y a plusieurs avantages à opter pour un logiciel BPM dans le cadre de son entreprise.

Un véritable gain de temps

La cartographie des différents processus étant centralisée en un seul et même endroit, il s’agit d’une manière bien plus simple d’analyser les workflows mis en œuvre, mais aussi d’en modéliser de nouveau. Intuitif, le logiciel facilite grandement la tâche à son utilisation et peut tout à fait aider à la réalisation d’un workflow sans qu’aucun code ne soit requis. Le gain de temps devient alors considérable, ce qui représente un atout indéniable pour n’importe quelle entreprise.

Une meilleure traçabilité

Le fait que l’ensemble des processus soient informatisés permet d’en garder une meilleure traçabilité et une meilleure compréhension de manière générale. Toute création de processus, mais aussi toute modification d’un processus existant peut ainsi faire l’objet d’un suivi précis. Les informations sont stockées de manière plus performante et la visibilité est donc d’autant plus claire.

Un retour sur investissement rapide

Si comme toute autre solution informatique le logiciel BPM représente un investissement financier, le retour sur investissement sera très rapide. En effet, chaque processus mis en œuvre aura été optimisé en tout point pour gagner en efficacité et en productivité ce qui s’en ressentira forcément sur la croissance globale de l’entreprise. Le jeu en vaut donc largement la chandelle, même si l’entreprise ne dispose que d’un budget limité.

Une meilleure identification des dysfonctionnements

Qui dit suivi précis des processus mis en œuvre dit aussi une meilleure identification des dysfonctionnements potentiels et une meilleure gestion des risques. Le logiciel BPM réalise en effet toute une série de contrôles dédiés à anticiper tout problème et donc de faciliter la mise en place de correctifs de manière anticiper et d’améliorations. Un système de prévention qui peut être très appréciable, car les erreurs peuvent coûter très cher à certaines entreprises.

Comment choisir le bon logiciel BPM pour votre entreprise ?

Vous devez bien choisir le logiciel BPM qui conviendra à votre entreprise. Voici les critères à prendre en compte pour faire le bon choix.

Avant toute chose, il faut déterminer précisément quels sont les processus que vous souhaitez optimiser grâce au logiciel BPM. Il sera alors plus facile de trouver un outil qui répondra spécifiquement aux exigences de votre entreprise.

Le logiciel doit être intuitif et simple à utiliser pour tous les collaborateurs de l’entreprise, y compris ceux n’étant pas familiers des outils informatiques complexes. Une interface ergonomique et une prise en main rapide permettront ainsi une adoption plus facile par l’ensemble du personnel, ce qui maximisera son utilité.

Selon vos besoins réels, il peut être judicieux d’opter pour un logiciel complet disposant d’un large panel de fonctionnalités ou plutôt se tourner vers un produit « light » comportant uniquement l’essentiel. Vérifiez avant tout que la solution envisagée puisse intégrer toutes les applications utilisées dans votre entreprise (ERP notamment).

Évidemment, le coût fait partie des paramètres importants lorsqu’il s’agit du choix d’un nouveau système informatique. Le prix ne doit cependant pas être le seul critère déterminant car, comme nous l’avons vu précédemment, le retour sur investissement peut être très rapide. Il est possible de se tourner vers des logiciels en mode SaaS qui peuvent alléger la facture et faciliter les évolutions futures.

Il est recommandé de se tourner vers un fournisseur disposant d’un service clientèle compétent et disponible pour toutes questions ou problèmes techniques rencontrés lors de l’utilisation du logiciel. Le support doit pouvoir proposer une aide efficace et personnalisée à ses clients afin qu’ils puissent tirer le meilleur parti possible du produit.

Les fonctionnalités clés d’un logiciel BPM pour améliorer votre productivité

Un logiciel BPM bien choisi peut être un atout précieux pour votre entreprise. Effectivement, ses fonctionnalités clés peuvent vous aider à optimiser vos processus métiers et améliorer significativement la productivité de votre TPE/PME.

Voici les principales fonctions proposées par les logiciels BPM qui permettent d’atteindre cet objectif :

Le logiciel offre une vision globale des processus métiers en place dans l’entreprise sous forme de diagrammes faciles à comprendre. Cette visualisation facilite la mise en évidence des points faibles du système actuel et permet donc leur amélioration.

Les tâches administratives sont souvent chronophages et redondantes. Le logiciel BPM propose alors d’automatiser ces opérations afin que le personnel puisse se concentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée.

Cette fonctionnalité permet une centralisation efficace de toutes les sorties documentaires générées pendant le traitement d’un projet ou dossier stratégique, avec possibilité d’accès aisé aux différents collaborateurs concernés, ainsi qu’une traçabilité très précise grâce à un suivi rigoureux de leurs mises à jour successives durant tous les cycles du projet jusqu’à sa finalisation totale. Elle assure aussi une disponibilité permanente (24h/24) en temps réel des fichiers stockés dans cette plateforme numérique sécurisée via Internet sans risque de perte ni altération physique quelconque.

L’automatisation des tâches permet aussi de respecter les délais impartis pour la réalisation des projets. Le logiciel facilite effectivement l’ordonnancement, l’affectation et le suivi des tâches à accomplir par équipe ou utilisateur, ce qui permet d’avoir une vue globale sur les différents cycles de production. Il offre aussi un planning de travail individuel personnalisé selon chaque employé avec une gestion du pointage horaire avancée en temps réel ainsi qu’un historique exhaustif de leur charge ou taux d’occupation journalier/hebdomadaire/mensuel/annuel.

Cet outil est très utile pour éviter tout retard imprévu dans la chaîne de production, grâce à ses notifications instantanées envoyées aux acteurs concernés (chef d’équipe, responsable qualité…). Cette fonctionnalité constitue un gain considérable en efficacité et optimise grandement la performance collective lorsqu’elle est bien maîtrisée par tous les collaborateurs impliqués dans le processus métier choisi.

Il apparaît donc clair que le choix judicieux d’un logiciel BPM performant peut s’avérer fort bénéfique pour votre entreprise afin d’améliorer sa productivité au quotidien.