En milieu professionnel, les situations d’inconfort sont monnaie courante pour un employé : retard, insubordination, situations conflictuelles, travail mal fait, etc. Ainsi, lorsqu’une de ces situations se présente, le fonctionnaire est souvent appelé à répondre de ses actes, par une demande d’explication. Et dans cette circonstance, le sort du travailleur peut dépendre entièrement de la qualité de sa rédaction et/ou de ses explications. Comment rédiger donc une demande d’explication efficace ? Le présent guide vous montre la méthode.
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Les situations nécessitant une demande d’explication
La demande d’explication est une forme de rédaction exigée de la part d’un employeur à ses employés. Elle consiste notamment, pour l’employé, à rendre compte par écrit d’une situation de manquement aux obligations, constatée par l’employeur. En d’autres termes, l’employeur demande à ses employés d’expliquer, dans une rédaction, les raisons qui justifient leurs manquements aux devoirs. En précisant que la demande se fait sous certaines conditions.
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Dans toute juridiction exemplaire, la demande d’explication relève d’un droit inaliénable pour tout employeur. Ce dernier est alors en mesure de le demander à l’employé, afin de trouver solution aux problèmes justifiant le manquement. Cela dit, les situations nécessitant une demande d’explication pour un employeur sont : les mauvaises exécutions de travaux, les absences au travail, les retards et les comportements problématiques.
Les éléments à inclure dans une demande d’explication
Comme toute forme de rédaction, la demande d’explication dispose d’un modèle de présentation bien particulier. Lorsqu’il est soumis par l’employeur, il présente quelques traits caractéristiques d’une lettre administrative. Pour ainsi dire, que l’employeur utilise un procédé formel et professionnel de demande d’explication.
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Considérant donc le fait, la demande d’explication doit comporter des éléments essentiels. Au nombre de ses éléments à inclure dans une demande d’explication, se trouve : l’en-tête, l’objet, la formule d’appel, le corps de la demande, la formule de salutation, la signature et les prénoms suivis du nom.
L’entête comporte les noms et prénoms, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse mail. Une autre partie importante est l’objet, dans lequel l’employeur indique : « demande d’explication à propos de… « . Pour finir, le corps de la lettre donnera les détails de la demande d’explication.
L’employeur s’appliquera ainsi à formuler clairement les manquements dont est accusé l’employé, avant de lui formuler une demande pour avoir de plus amples explications. La demande fera mention de toutes les situations incorrectes de l’intéressé ; et ceci dans un respect total de la personne de l’employé.
Comment présenter une demande d’explication de manière professionnelle
Une chose est de savoir ce que recèle une demande d’explication et l’autre chose est de savoir comment le présenter. Lorsque la demande d’explication est adressée à l’employé, ce dernier devra aussi faire preuve de tout le professionnalisme requis pour y répondre. Autrement dit, l’employeur comme l’employé seront le strictement professionnel. Pour présenter donc la demande, rien de mieux qu’un formulaire type de demande d’explication.
Mis à part les conventions (nom, prénom, date, signature), l’employeur comme l’employé mettront à rédiger, respectivement, le corps de la demande d’explication et le corps de la réponse à la demande. Le corps de la demande comportera trois paragraphes. Le premier servira à exposer les faits constatés ou rapportés (retard, refus, insubordination, etc.). Le deuxième est le paragraphe de la demande d’explication : une demande d’apport d’explications aux situations énumérées ci-dessus. Quant au dernier paragraphe, il formulera l’attente de réponse, le respect et les salutations professionnelles.
