La GED (Gestion Electronique des Documents) est l’ensemble des processus informatiques destinés à optimiser la circulation, la sécurité et l’utilisation de tous les types de documents dans une entreprise. Le système permet de traiter les documents entrants et sortants de manière centralisée et systématique. Dans un monde où la concurrence demande aux entreprises d’être de plus en plus rapides et efficaces, la GED peut être une arme redoutable pour augmenter sa productivité.
Plan de l'article
GED : à quoi ça sert exactement ?
Les principales fonctions offertes par une solution de gestion électronique des documents pour gérer tous ces flux de documents et d’informations, que ce soit sous forme papier ou électronique, sont les suivantes :
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- numérotation des documents sur papier ;
- capture automatique des e-mails et du contenu ;
- indexation ;
- stockage et archivage des documents et dossiers ;
- gestion de la sécurité des données des documents numérisés ;
- authentification des informations archivées ;
- recherche et consultation rapide du contenu.
GED : quels avantages pour votre organisation ?
Dans un contexte de croissance exponentielle des flux numériques, le contrôle des différents documents et données associés circulant dans votre entreprise est devenu une question essentielle. La gestion des documents et des contenus peut apporter plus de cohérence à votre entreprise.
Grâce à la numérisation contrôlée des documents et du contenu, l’accès à l’information est structuré et votre entreprise améliore l’organisation interne du travail et gagne en efficacité. La mise en œuvre d’un logiciel GED garantira :
- une réduction des coûts ;
- une productivité accrue ;
- une simplification dans la recherche de documents ;
- une optimisation de la sécurité de l’information ;
- une centralisation des données de l’entreprise ;
- une réduction du risque de perte des documents.
GED : quels avantages pour vos clients et pour vos collaborateurs ?
Pour vos collaborateurs, la mise en œuvre d’un logiciel de gestion documentaire leur permet de gagner du temps, car ils ont un accès immédiat aux informations qu’ils recherchent. À leur tour, ils optimisent leurs tâches quotidiennes grâce à la centralisation des données de l’entreprise, tous travaillent sur les mêmes documents et les gardent en permanence à portée de main, assurant la gestion des droits d’accès et de modification, ce qui représente un gain de temps considérable. De cette façon, vos employés deviennent plus efficaces et productifs.
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En effet, la gestion électronique des documents est essentielle au bon fonctionnement de votre entreprise ou organisation. Elle favorise le travail collaboratif entre vos collaborateurs, fournisseurs et partenaires. Et grâce à la mise en œuvre du workflow qui optimise vos processus d’affaires, votre organisation devient plus agile, vous permettant de répondre rapidement aux demandes de vos clients de manière personnalisée.
Cette gestion des documents vous permet, par exemple, d’offrir à vos clients un accès simplifié à vos documents. Vous pouvez consulter les informations dont vous avez besoin à tout moment et sur le support que vous souhaitez. Ils peuvent également remplir des formulaires en ligne, signer électroniquement et télécharger des documents justificatifs.
GED : ce qu’il faut retenir
En conclusion, une solution de gestion électronique des documents vous offre de nombreux avantages. L’information circule sans problème entre votre entreprise et vos clients. Les processus sont simplifiés, fluides et raccourcis, ce qui augmente votre productivité et la satisfaction du client !
